Le besoin
Nous avons initié le 30 avril 2010 le principe de la « revue hebdomadaire April » sur le salon IRC de l'association ( #april du réseau irc.libera.chat, une interface web permet d'accéder au salon [4]).
L'idée sous-jacente est d'avoir un point de rendez-vous fixe chaque semaine, d'une durée limitée, chacun étant libre de participer ou pas. Chacun passe en revue les tâches et actions relatives à l'April dont il a la charge. Nous espérons que cette initiative stimulera les bonnes volontés, suscitera idées et contributions et nous permettra d'éliminer un certain nombre de problèmes bloquants…
Principe d'une revue hebdomadaire
Un des principes fort utile dans la démarche d'organisation GTD (Getting Things Done) est la revue hebdomadaire ("weekly review"). La page Wikipédia consacrée à GTD [5] indique : « Revue : réexaminer très fréquemment — et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la « revue hebdomadaire » toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux ».
Cette revue permet de faire le point dans les tâches en cours, à venir, de déterminer les éventuels blocages, les prochaines actions…
Il y quatre étapes dans la revue hebdomadaire de l'April :
- les actions passées de la semaine en cours
- les actions de la semaine à venir
- les points de blocage éventuels et les points de blocage qui ont été levés dans la semaine
- éventuellement les Points Forts et Points de Vigilance (qui doivent être traités de manière constructive/positive) de la revue hebdomadaire
La revue dure en général une quinzaine de minutes.
La revue hedbomadaire April a lieu chaque vendredi de 12h00 à 12h30 environ sur le salon #april du réseau irc.libera.chat. Une interface web permet d'accéder au salon [4].
Après la revue un script Python permet de générer une synthèse facilitant la lecture à postériori (l'aspect en vrac de logs irc n'encourageant pas la lecture après coup).
Retours d'expérience
Les retours que nous avons eu depuis la mise en œuvre de la revue hebdomadaire sont positifs :
- c'est une mise en valeur, une appréciation du travail fait ;
- cela force à un peu plus de régularité de travail sur les actions ;
- cela donne l'impression de faire plus partie de l'association (visibilité sur les autres activités) ;
- des points de blocage sont exprimés plutôt que passés sous silence et on peut donc les traiter. C'est agréable de voir que des points de blocage ou des problèmes ont été résolus ;
- c'est utile de voir ce que font les autres, car une partie de l'activité se passe sur des listes auxquelles je ne suis pas abonné ou dont je n'en ai pas connaissance ;
- cela permet de voir si on ne pourrait pas être davantage utile ailleurs ou autrement ;
Les deux difficultés sont : avoir un créneau horaire permettant au maximum de personnes d'être présentes et ne pas être repoussé par l'interface IRC.
Points d'amélioration
Une point d'amélioration est que cela doublonne avec le bénévolat valorisé et que là aussi un script et/ou des balises dans le texte permettraient d'automatiser en partie le remplissage du bénévolat. Comme pour la revue de presse, un automate pourrait être installé sur la liste #april et un code du type "!bv" pourrait permettre de remplir son bénévolat. Cela donnerait : >!bv "Revue de presse" 1h30 22/05/2010 et permettrait de remplir le bénévolat avec un minimum d'effort.
Manuel d'animation d'une revue hebdomadaire
Un outil d'aide à la gestion de la revue
La revue hebdo dispose d'un bot IRC qui gère les logs et la synthèse de la revue hebdo : Hebdobot.
Hebdobot est un logiciel libre sous licence GNU AGPL édité par l'April dont le projet (sources, tickets) est accessible ici : https://agir.april.org/projects/hebdobot [6]
Hebdobot reconnait des directives de contrôle :
- Une ligne commençant par % sera considérée comme un commentaire et non inclus dans la synthèse.
- Directive de revue individuelle : une ligne commençant par un # annonce un changement d'état dans la revue. Les messages qui suivent sont traités/triés individuellement pour chaque personne.
- Directive de revue globale : avec une ligne commençant par ## on annonce un changement d'état dans la revue. Les messages qui suivent sont traités/triés collectivement. Les états sont créés uniquement lorsqu'il y a un contenu associé à stocker.
- Une directive de démarrage : !debut.
- Une directive de fin : !fin
- Une directive d'aide : !aide
Les directives ne sont interprétées que pour le conducteur de la réunion. Elles sont triées alpha-numériquement ; donc il vaut mieux les numéroter.
Le code intègre un dictionnaire pseudo -> nom.
À la fin de la revue, une synthèse est accessible via un site de pastes et des statistiques de la revue sont affichées.
Planification de la revue
- Prévenir de la revue par email sur les listes animation@ et
resp-tous@ quelques jours à l'avance. Par exemple :
From: XXX
Subject: Rendez-vous ce vendredi 12 novembre à 12h00 pour revue hebdomadaire April
To: YYY
Je vous propose donc de faire la revue hedbomadaire April vendredi 12 novembre de 12h00 à 12h30 max.
Rendez-vous sur le salon #april du réseau irc.libera.chat. Une interface web permet d'accéder au salon : https://april.org/salon-irc-de-lapril
N'hésitez pas à transmettre l'info dans vos groupes de travail.
Pour rappel l'ordre des points lors d'une revue hebdomadaire :
1/ Actions passées ou en cours
2/ Actions à venir
3/ Points de blocage existants ou levés cette semaine
4/ Points forts de la réunion
5/ Points de vigilance de la réunion
Pour les personnes qui ne peuvent pas être présentes ne pas hésiter à envoyer avant ou après un point écrit à la liste animation@april.org en essayant si possible de respecter le format de la synthèse (voir sur https://redmine.april.org/issues/135).
- Prévenir sur irc vers 10h que la revue hebdomadaire aura lieu à midi : « pour rappel : revue hebdomadaire april à 12h sur le présent salon ».
- Prévenir sur irc 1/2 heure avant que la revue hebdomadaire va commencer en prévenant directement les personnes à priori concernées via leur nickname: « benj ave1 janchou echarp … et les autres, on va attaquer la revue de presse dans quelques secondes ».
- Ensuite, commencer la revue hebdomadaire.
- Télécharger ce script [8].
- Mettez vos log irc sous la forme « <pseudo> message » comme ici [9] (horodatage non nécessaire).
- Éditez le log pour commenter/supprimer/ajouter des éléments autant que nécessaire pour améliorer la synthèse.
- Exécutez & cat log.irc | python revue.py > AAAAMMJJ-log-irc-revue-hebdomadaire.txt en ajustant la date.
- Ajoutez-y le log IRC : cat log.irc >> AAAAMMJJ-log-irc-revue-hebdomadaire.txt.
- Éditez AAAAMMJJ-log-irc-revue-hebdomadaire.txt pour vérifier/supprimer les commentaires et relire le résultat.
- Ajoutez le fichier à l'endroit dédié [10] en mettant à jour la tâche, en indiquant « Synthèse de la revue hebdomadaire du JJ mois AAAA » et en attachant le fichier.
- Envoyez un lien vers la synthèse sur les listes animation@ et resp-tous@.
Exemple d'utilisation de directives dans le cadre de la revue hebdomadaire
bon, début de la revue hebdomadaire
% rappel : toute ligne commençant par % ne sera considérée comme un commentaire et non prise en compte dans la synthèse
# 1/ Actions passées ou en cours
% quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ … ]
% on va passer à la suite : Actions à venir
# 2/ Actions à venir
% quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ … ]
% on va passer à la suite : Points de blocage
## 3/ Points de blocage existants ou levés cette semaine
% si rien à dire vous dites %ras
[ … ]
% on va passer à la suite : Points Forts et Points de Vigilance de la réunion
## 4/ Points forts de la réunion
% 1 mn max
% si rien à dire vous dites %ras
[ … ]
% on va passer à la suite : Points de Vigilance de la réunion
## 5/ Points de vigilance de la réunion
% si rien à dire vous dites %ras
% 1 mn max
[ … ]
% Fin de la revue hebdomadaire, merci à vous
% Pensez à noter votre bénévalo : http://www.april.org/my?action=benevalo [7]